Une obligation distincte de la vérification elle-même
L'article R.4323-25 du Code du travail impose que les résultats des vérifications générales périodiques soient consignés sur un registre de sécurité, tenu à la disposition de l'inspection du travail, des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale et, le cas échéant, du CSE.
Deux obligations coexistent donc : faire vérifier l'équipement, et consigner le résultat. Une entreprise ayant fait réaliser toutes ses VGP mais incapable de produire les rapports lors d'une visite se trouve, en pratique, dans la même situation qu'une entreprise n'ayant rien fait.
Ce que le registre doit contenir
Pour chaque équipement soumis à vérification :
- Identification : type, marque, modèle, numéro de série, année, affectation ou site.
- Nature de la vérification : mise en service, remise en service, périodique.
- Date de la vérification et date de la suivante.
- Identité et qualification de la personne ayant réalisé la vérification, ou raison sociale du prestataire.
- Résultat : conformité, observations, non-conformités relevées.
- Suites données : réparations réalisées, dates, pièces changées, mise à l'arrêt éventuelle de l'équipement.
Le registre n'est pas nécessairement un cahier papier. Un registre numérique est admis dès lors qu'il est disponible, lisible, non altérable a posteriori et présentable immédiatement sur site.
Qui le tient, qui le signe
Le registre est tenu sous la responsabilité du chef d'établissement. Il peut en déléguer la tenue matérielle (responsable maintenance, QHSE, prestataire), mais la responsabilité juridique ne se délègue pas avec la tâche.
L'article R.4323-24 précise par ailleurs que la liste des personnes qualifiées réalisant les vérifications est tenue à disposition de l'inspection du travail. Conserver les justificatifs de compétence du prestataire fait donc partie du dossier.
Durée de conservation
Les rapports de vérification et les éléments du registre sont conservés au moins cinq ans, et pendant toute la durée de détention de l'équipement lorsque celui-ci reste en service. En cas de cession d'un appareil, l'historique de vérification accompagne utilement la machine.
Ce que regarde l'inspection du travail
En visite, le contrôle se déroule presque toujours dans cet ordre :
- Existe-t-il un registre, et est-il immédiatement présentable ?
- Les équipements présents sur site y figurent-ils tous ?
- Les dates de dernière vérification sont-elles dans la périodicité applicable — six mois pour les appareils mobiles de levage et les PEMP, douze mois pour les accessoires ?
- Les non-conformités relevées au dernier rapport ont-elles été levées, et avec quelle preuve ?
- Les autorisations de conduite et formations des opérateurs sont-elles cohérentes avec le parc.
Le point 4 est celui qui déclenche le plus d'observations : un rapport signalant une anomalie, non suivi d'effet, constitue une preuve écrite que l'employeur avait connaissance du risque.
Sanctions encourues
Le défaut de vérification ou de consignation est sanctionné pénalement au titre des règles de santé et sécurité au travail. Au-delà de l'amende, la conséquence la plus lourde apparaît après un accident : l'absence de registre ou une non-conformité connue et non traitée pèse directement dans la caractérisation de la faute inexcusable de l'employeur, avec majoration de rente et réparation des préjudices.
Mettre en place un registre qui tient
- Inventorier le parc réel, y compris les équipements loués de longue durée.
- Fixer une date d'échéance par équipement et une alerte à J-30.
- Grouper les contrôles par site pour limiter les immobilisations et les frais de déplacement.
- Archiver les rapports au format numérique, avec traçabilité de signature.
- Clôturer chaque non-conformité par une preuve datée.
VGPGO fournit un registre de sécurité en ligne alimenté automatiquement à chaque contrôle, avec rapport numérique signé le jour même. Voir Après le contrôle ou prendre rendez-vous.