Le classeur papier
Pertinent pour un site unique avec peu d'équipements et une personne présente en permanence. Il devient un risque dès qu'il faut chercher une pièce, prouver une date ou couvrir un deuxième site.
N°18
Registre papier, Excel ou logiciel ?
Les trois supports sont légaux. Ils ne coûtent pas le même temps, et ne tiennent pas le même choc le jour d'un contrôle.
Ce que dit la loi sur le support
Le Code du travail impose un contenu et une disponibilité, pas un format. Un classeur, un tableur ou une application sont tous acceptés tant que les pièces sont intégrales, présentées immédiatement lors d'une visite et conservées cinq ans pour les rapports de vérification périodique.
Le choix est donc opérationnel : combien de sites, combien d'équipements, qui tient le registre, et que se passe-t-il si cette personne est absente le jour du contrôle.
Comparatif
| Critère | Papier | Excel | Logiciel | En pratique |
|---|---|---|---|---|
| Coût de départ | Le papier et le tableur ne coûtent rien à l'achat ; le logiciel se paie à l'abonnement. | |||
| Alerte avant échéance | Un tableur peut colorer une case, il n'envoie pas de rappel. C'est la première cause de dépassement. | |||
| Pièces jointes centralisées | Le tableur renvoie vers des PDF éparpillés sur un serveur ; le classeur et le logiciel les contiennent. | |||
| Consultation à distance | Un contrôle sur un site distant impose de se déplacer ou d'espérer que le fichier soit à jour. | |||
| Traçabilité des modifications | Un tableur se réécrit sans laisser de trace : c'est le point faible en cas de litige. | |||
| Multi-sites | Le papier impose un classeur par site, sans vision consolidée. | |||
| Résistance au sinistre | Incendie, dégât des eaux, déménagement : le classeur unique disparaît avec le site. | |||
| Accepté lors d'un contrôle | Aucun texte n'impose de support. Ce qui compte est la présentation immédiate des pièces intégrales. |
Le fichier Excel
Bon compromis de départ : lisible, gratuit, exportable. Il ne prévient de rien, ne conserve pas les pièces et se réécrit sans trace. À réserver aux parcs stables et bien tenus.
Le registre électronique
Les rapports arrivent seuls, les échéances alertent, tout se présente depuis un téléphone. Le coût se compare au temps passé à reconstituer un dossier après une mise en demeure.
Le registre électronique VGPGO
Rapports VGP intégrés automatiquement, autres rubriques déposées en quelques clics, alertes d'échéance et export complet le jour du contrôle.
Questions fréquentes
Le registre de sécurité doit-il obligatoirement être en papier ?
Non. Aucun texte n'impose de support. Les articles L4711-1 à L4711-5 du Code du travail exigent que les documents soient tenus à disposition de l'inspection du travail et des agents de prévention. Un registre numérique convient dès lors qu'il est consultable immédiatement sur place, complet et traçable.
Excel est-il suffisant pour une petite entreprise ?
Pour cinq à dix équipements et un site unique, un classeur Excel bien tenu remplit son rôle, à condition d'archiver les PDF au même endroit et de vérifier les échéances tous les mois. Au-delà, le temps perdu et le risque d'oubli dépassent rapidement le coût d'un outil dédié.
Combien de temps faut-il conserver les pièces ?
Cinq ans pour les rapports de vérification périodique des équipements de travail, et toute la durée d'utilisation pour les documents d'origine des équipements (notice, déclaration CE, carnet de maintenance).
Que propose VGPGO ?
Un registre électronique inclus dans l'espace client : les rapports VGP y arrivent automatiquement, les autres rubriques (incendie, électricité, DUERP, habilitations) s'y déposent manuellement ou via l'import assisté, avec alertes d'échéance et export ZIP complet à présenter lors d'un contrôle.
Aller plus loin
Souscrire au registre de sécurité
À partir de 39 € HT / mois / site
Mise en place et reprise de l'historique : 190 € HT, une seule fois.
- Toutes les rubriques : levage, incendie, électricité, DUERP, habilitations
- Alertes d'échéance automatiques (J-60, J-30, J-7)
- Mise en place accompagnée, reprise de votre historique
- Sans engagement : résiliation à tout moment
Vous n'avez pas d'engins soumis à VGP ? Le registre de sécurité reste obligatoire : le service fonctionne seul, sans contrôle VGPGO.