Le texte, mot à mot
L'article L.4711-1 du Code du travail dispose que l'employeur tient à la disposition de l'inspection du travail, des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale et, le cas échéant, des services de la médecine du travail :
- les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à sa charge par le présent livre ;
- les déclarations faites au titre du même livre.
L'article L.4711-5 ajoute la faculté centrale : l'employeur peut regrouper dans un document unique les informations et résultats mentionnés à l'article L.4711-1, à condition que ce regroupement permette de satisfaire aux obligations de mise à disposition et de conservation.
Ce que cela autorise
- Réunir dans un même support les VGP des équipements de travail (R.4323-23 et suivants), les vérifications électriques (R.4226-16), les contrôles d'aération, de bruit, de rayonnements, les rapports des installations de levage, et les rapports incendie.
- Utiliser un support numérique : aucun texte n'impose le papier. Le support doit rester lisible, disponible et non altérable rétroactivement.
- Organiser le document par rubrique plutôt que par ordre chronologique — c'est d'ailleurs ce qui rend un contrôle rapide.
Ce que cela n'autorise pas
- Supprimer une vérification obligatoire : le regroupement est une modalité de tenue, pas une dispense.
- Écraser l'historique : les résultats antérieurs doivent rester consultables. Une base de données qui ne conserve que le dernier contrôle ne satisfait pas l'obligation.
- Différer la présentation : « les documents sont chez notre prestataire » n'est pas une réponse recevable sur site. L'accès doit être immédiat, y compris pour un registre hébergé.
- Fusionner avec le DUERP : l'évaluation des risques relève de R.4121-1 et suit ses propres règles de mise à jour et de diffusion. Voir notre article dédié sur ce qui se recoupe et ce qui ne se recoupe pas.
Durée de conservation
L.4711-1 renvoie aux durées prévues par les textes spécifiques. En pratique :
- VGP d'équipements de travail : les rapports sont conservés au moins 5 ans (R.4323-26 renvoie à la tenue du registre) ;
- Vérifications électriques : rapport conservé jusqu'au suivant, et pendant 5 ans en pratique ;
- Registre ERP : conservé pendant toute la durée d'exploitation.
Notre règle simple : ne rien détruire. Le coût de stockage d'un PDF est nul, celui d'un rapport manquant en contentieux ne l'est pas.
Ce qu'on voit le plus souvent en visite
- Le registre existe, mais seules les VGP y figurent — l'électricité et l'incendie manquent.
- Les rapports sont signés mais non datés de la prochaine échéance, ce qui rend l'antériorité impossible à vérifier.
- Les suites données aux réserves ne sont pas consignées : la non-conformité est visible, la réparation ne l'est pas.
- Le registre est à jour au siège mais absent sur le site où l'agent se présente.
Aller au plus simple
Un registre unique bien tenu se vérifie en quatre minutes : rubriques claires, dernière date et prochaine échéance par ligne, rapport en un clic, suites données visibles. C'est exactement la structure que nous appliquons dans le registre électronique VGPGO — et celle que reprennent nos modèles PDF et Excel téléchargeables.
Sources : Legifrance — articles L.4711-1, L.4711-5, R.4323-23 à R.4323-28, R.4226-16 du Code du travail.